Vorbereitungen zur Integration maßgeschneiderter IT-Systemlösungen in Ihrem Unternehmen.

Letzte Aktualisierung: 2020-12-01

Zu Beginn stellt sich die Frage, ob die Integration eines dedizierten IT-Systems in einem Unternehmen kompliziert ist. Wir sagen ganz klar: Nein! Die Umsetzung kann durchaus simpel gestaltet werden.


In diesem Artikel versuchen wir Ihnen den Umsetzungsprozess übergeordnet zu erläutern sowie in einzelnen Schritten darzustellen, sodass ein positiver Effekt auf die Operativität eines Unternehmen, wie Ihres, deutlich wird.


Vorab ist zu erwähnen, dass es kein universell anwendbares Verfahren gibt, das für jedes Unternehmen den gleichen Nutzen birgt. Für eine maßgeschneiderte IT-Lösung ist folglich eine individuelle Umsetzung erforderlich. Sogenannte Standardlösungen können allerdings die Grundlage für in Zukunft folgende Umsetzungsmaßnahmen darstellen.

Wie bei jedem Großprojekt, muss zu Beginn die sehr wichtige Frage des Projektziels gestellt und eindeutig beantwortet werden. Grundsätzlich stellen sich hierbei folgende Fragen:


Sollten bereits vorhandene Prozesse in eine Gesamtlösung integriert werden? Dieser Umsetzungsansatz wird vor allem von Unternehmen gewählt, die nach maßgeschneiderten Lösungen suchen.


Ist es gegebenenfalls besser die Unternehmensprozesse an eine bereits vorhandene Standardlösung anzupassen? Es gibt verschiedene in sich geschlossene und bewährte Standardlösungen, die für viele Unternehmen gut geeignet sein könnten. Eventuell bildet dieser Ansatz keine ideale Lösung ab, er trägt allerdings unter bestimmten Umständen zur Verbesserung des Unternehmenserfolges bei.


Weitere Projektziele können sich u.a. auch in der Beseitigung menschlicher Fehler, der Beschleunigung des Kundendienstes oder der Gewährleistung auf Einhaltung interner Prozesse bezüglich aktueller Rechtsgrundlagen (Stichwort DSGVO) äußern.


Wichtig ist, dass die Ziele zu Beginn des Projekts eindeutig festgelegt werden.

Ziel des Projekts

Projektteam

Nach Festlegung des Projektziels bzw. der Projektziele ist ein Projektteam mit einem Teamleiter zu installieren. Der Teamleiter ist für Systemintegration hauptverantwortlich und muss folglich über enorme Erfahrung in der Umsetzung sowie über großes Fachwissen verfügen. Einerseits muss er in der Lage sein, ein starkes Team aufzubauen und Verantwortung für das Projekt zu übernehmen. Andererseits muss er nach außen als starker Charakter auftreten und darf sich beispielsweise nicht von Drittanbietern (z.B. vom Softwareanbieter) bei möglichen Konflikten unter Druck setzen lassen.


In einem Unternehmen gibt es häufig unterschiedliche Interessengruppen mit unterschiedlichen Erwartungen. Wir können hier viele verschiedene Beispiele aufführen.


Für die IT-Abteilung sind sicherlich Infrastruktur, Verfügbarkeit und Datensicherheit vorrangig. Für die Finanzabteilung sind bilanzrelevante Fragen hinsichtlich der Aufwendung und Kosten von Bedeutung.


Der Betriebsleiter sorgt dafür, dass die Umsetzung/Integration in Übereinstimmung mit dem Entwicklungsstrategieplan des Unternehmens durchgeführt wird.


Was wir damit sagen wollen: Die Erwartungen und Bedürfnisse jeder Gruppe müssen vom Projektteam miteinbezogen und berücksichtigt werden.


Der Anbieter, den Sie mit der Umsetzung betraut haben, sollte ebenfalls miteinbezogen werden, denn mit einem starken Projektteam auf Kunden- als auch auf Anbieterseite wird die Kommunikation untereinander erleichtert und somit der Entscheidungsweg deutlich verkürzt, der bei größeren Projekten durchaus sehr langwierig sein kann.

Analyse vor der Umsetzung

Mit welchen externen Systemen muss die Anwendung verbunden sein? Wie groß ist der Umfang der Umsetzung/Integration? In welche Phasen ist die Umsetzung/Integration zu unterteilen? Wie sehen die internen Prozesse im Unternehmen aus? Von wem werden gewisse Anwendungen bedient? Ist eine Datenmigration erforderlich? Wie viel kostet die Umsetzung/Integration?


Diese und viele weitere Fragen müssen im Zuge der Analyse vor der eigentlichen Umsetzung/Integration gestellt und beantwortet werden. Der Anbieter, den Sie beauftragt haben, erhält dabei wesentliche Informationen über das Unternehmen, um angemessene Lösungen vorschlagen zu können. Diese Phase ist sehr zeitaufwändig und benötige eine detaillierte Absprache, um eine ordnungsgemäße Umsetzung zu gewährleisten. Die Analyse muss zwingend die Einbeziehung verschiedener Abteilungen des Unternehmens beinhalten. Es ist wichtig möglichst viele Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen an einen Tisch zu bekommen. Die Bedürfnisse der Geschäftsführer, der leitenden Angestellten als auch der normalen Mitarbeiter sollten gleichermaßen berücksichtigt werden. Das System muss sozusagen für alle konzipiert werden.


Die Vereinbarungen müssen in jedem Fall schriftlich festgehalten werden, um Missverständnissen und potenziellen Konflikten vorzubeugen. Drängt Ihr aktueller IT-Partner beispielsweise eine einfache, telefonische Vereinbarung? Seien Sie vorsichtig!

Festlegung der Umsetzungsphasen

Die Umsetzung/Integration sollte möglichst schrittweise erfolgen, ohne die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu beeinträchtigen. Die Änderung muss - soweit möglich - jederzeit für den Kunden transparent bleiben. Die Daten von alten Systemen können (bzw. müssen in der Regel) in das neue System migriert werden. Eine schrittweise Umsetzung ermöglicht somit die sukzessive und umfassende Integration der jeweiligen Nutzer in das System. Im Zuge dessen werden mögliche Schwachstellen im Gesamtsystem ebenfalls aufgedeckt.

  • Welche Bereiche sind vorrangig zu behandeln?
  • Welche Systeme sind zuerst zu integrieren?
  • Wie hoch ist der Schwierigkeitsgrad der Umsetzung/Integration bestimmter Anwendungen?
  • Gibt es Bereiche, ohne die es unmöglich ist, andere Bereiche zu modernisieren?
  • Wann ist der beste Zeitpunkt die Umsetzung/Integration einzuleiten?

Diese Fragen müssen zu diesem Zeitpunkt gestellt und beantwortet werden. Anschließend kann der Umsetzungszeitplan festgelegt und an den operativen Jahresplan des Unternehmens angepasst werden (mit Einbeziehung von Urlaubs- und Ferienzeit). Die Benutzerschulungen sind hierbei nicht zu vergessen.

Fazit

Jede Systemintegration erfordert eine detaillierte Vorbereitung. Die in diesem Artikel behandelten Punkte sollen sowohl einem Unternehmen als auch einem Anbieter beispielhaft aufzeigen, welche Anstrengungen vor der Einführung eines neuen IT-Systems zu bewältigen sind. Da wir bei „digway.de“ genau diesen Ansatz verfolgen, hat der Kunde von Projektbeginn bis -abschluss das Qualitätsversprechen einer gemeinschaftlichen und zielführenden Zusammenarbeit. Ein systematischer Gesamtprozess und strukturierte Einzelprozesse erlauben es uns die gleichbleibende Qualität bei jeder nachfolgenden Umsetzung/Integration aufrechtzuerhalten.


Sieht die Vorbereitung für ein solches Projekt in Ihrem Unternehmen ähnlich aus?


Welche Erfahrungen haben Sie in diesem Bereich machen können?


Ich lade Sie ein mit uns über diesen Artikel zu diskutieren. Auch wenn der Artikel für Sie aktuell nicht relevant sein mag, findet hier möglicherweise jemand in Ihrem Umfeld, der sich auf genau ein solches Projekt vorbereitet, die für ihn nützlichen Informationen.

Folgende Artikel können für Sie auch interessant sein:

Verwandte Artikel

Veröffentlicht von

Technischer Vertriebsberater

Michał Antoszczuk

Kontaktieren Sie uns

Władysława Reymonta 13

50-225 Wrocław